‘Geen dag verloopt zoals je van tevoren denkt - juist dát maakt het leuk’

Ze zijn vraagbaak, coach, planner, organisator én schakel tussen collega’s en afdelingen. Zorgcoördinatoren Willeke en Arina zorgen er samen met hun collega’s dagelijks voor dat de zorg op de verpleegafdelingen soepel blijft draaien. Een veelzijdige functie waarin overzicht houden, snel schakelen en samenwerken centraal staan.

Doorgroeien naar coördinerende rol
Voor zowel Willeke als Arina begon hun loopbaan aan het bed als verpleegkundige. Willeke startte in 2012 als leerling verpleegkundige in Het Van Weel-Bethesda Ziekenhuis. Na haar diplomering werkte ze op de afdeling cardiologie/neurologie. Toen in 2019 de Acute Opname Afdeling (AOA) werd geopend, maakte ze bewust de overstap.

“De dynamiek van de AOA sprak me meteen aan,” vertelt Willeke. “Je hebt daar te maken met veel verschillende specialismen en acute situaties. Dat maakt het werk afwisselend.”

Gaandeweg groeide haar interesse in de organisatorische kant van het werk. “Ik begon met het maken van roosters en kreeg daardoor steeds meer inzicht in alles wat er op afdelingsniveau speelt. Toen de functie van zorgcoördinator vrijkwam, solliciteerde ik daarop en werd aangenomen.”

Ook Arina maakte stap voor stap de overgang naar haar huidige functie. Zij begon in 2020, midden in de coronaperiode. “Onze afdeling was toen een corona-afdeling. Dat was een leerzame tijd.” Daarna begeleidde ze een jaar lang leerlingen. Toen de toenmalige zorgcoördinator met zwangerschapsverlof ging en minder ging werken, besloot Arina te solliciteren. “Ik vond het spannend, want je bent ineens veel minder direct aan het bed bezig. Maar ik merkte al snel hoe leuk juist die andere verantwoordelijkheid is.”

Een functie die moeilijk samen te vatten is
Wat doet een zorgcoördinator precies? Die vraag blijkt nog niet zo eenvoudig te beantwoorden. “Onze werkzaamheden zijn zó divers,” zegt Willeke lachend. “Eigenlijk zijn we de rechterhand van het afdelingshoofd. We regelen van alles achter de schermen zodat de zorg goed blijft verlopen.”

Dat varieert van roosterplanning en kwaliteitsverbetering tot het onderzoeken van meldingen en het begeleiden van collega’s. Arina: “Bij klachten van patiënten kijken we bijvoorbeeld wat er precies is gebeurd en hoe we dat kunnen oplossen of verbeteren. Daarover ga je in gesprek met collega’s.”

Daarnaast houden de zorgcoördinatoren zich bezig met personeelsplanning, ziekteverzuim, verlofuren en dagelijkse operationele zaken. “Je hebt altijd de telefoon bij je,” vertelt Arina. “Veel vragen komen direct bij ons terecht. Soms ben je de hele dag bezig en voelt het alsof je weinig van je eigen taken hebt kunnen afronden, maar ondertussen heb je wel overal ondersteuning geboden.”

Coach en aanspreekpunt
Een belangrijk onderdeel van het werk is het begeleiden van collega’s. “We coachen verpleegkundigen wanneer ze ergens tegenaan lopen,” vertelt Arina. “Soms denk je mee over complexe situaties of ondersteun je nieuwe collega’s tijdens hun inwerkperiode.” Volgens Willeke ben je als zorgcoördinator een vast aanspreekpunt op de afdeling. “Collega’s weten je altijd te vinden. Dat maakt het werk intensief, maar ook waardevol.”
Ondanks hun coördinerende rol springen beide zorgcoördinatoren nog af en toe bij in de directe patiëntenzorg. “Als het nodig is, staan we gewoon weer aan het bed,” zegt Arina. “Je moet flexibel zijn. Soms heb je een hele planning voor de dag, maar loopt alles anders door ziekte of drukte op de afdeling.”

Samenwerking tussen afdelingen
Wat beide zorgcoördinatoren vooral waarderen, is de samenwerking die de afgelopen jaren steeds intensiever is geworden. “Vroeger kende ik Arina eigenlijk helemaal niet,” zegt Willeke. “Nu hebben we meerdere keren per dag contact. We overleggen veel met elkaar en leren van elkaars werkwijze.”

Dat gebeurt onder meer tijdens het beddenoverleg, waarbij wordt afgestemd waar patiënten geplaatst worden binnen het ziekenhuis. “Patiënten stromen vanaf de AOA door naar verschillende verpleegafdelingen,” legt Arina uit. “Samen bekijken we continu wat de beste plek is.” Volgens Willeke merk je daardoor dat de onderlinge samenwerking steeds sterker wordt. “We zijn op elkaar ingespeeld geraakt. Je weet wat je aan elkaar hebt.”

Daarnaast zijn er meerdere keren per jaar gezamenlijke overleggen tussen alle zorgcoördinatoren binnen het ziekenhuis. “Daar bespreken we uitdagingen, verbeterpunten en wisselen we ideeën uit,” aldus Arina.

Stevig in je schoenen staan
Het werk vraagt niet alleen organisatorische vaardigheden, maar ook mentale veerkracht. “Je moet stevig in je schoenen staan,” zegt Arina. “Soms moet je collega’s aanspreken of moeilijke gesprekken voeren. Je moet dingen niet persoonlijk aantrekken en ook proberen het werk niet mee naar huis te nemen.”

Juist die combinatie van verantwoordelijkheid, afwisseling en samenwerking maakt het werk voor beiden aantrekkelijk. “Je weet nooit hoe een dag verloopt,” zegt Willeke. “En precies dát maakt deze functie zo leuk.”